Briefing: ¿qué es y cómo crearlo para redes sociales?

Cuando se empieza a trabajar con una nueva marca o un nuevo cliente, necesitamos tener información sobre ésta para poder hacerlo de forma profesional y con una estrategia personalizada.

¿Aún no has creado tu briefing para recopilar la información que necesitas conocer de tus clientes para un buen trabajo? Clic para tuitear

Por lo que uno de los primeros pasos que deben de dar community managers, social media managers, consultores de marketing digital, traffickers digitales, copywriters, diseñadores, desarrolladores web y otros muchos profesionales, tras recibir la confirmación de que la empresa va a trabajar con ellos, es enviar un briefing con todas las preguntas que ellos necesitan conocer para poder realizar su trabajo.

Porque sin toda esta información que nos proporciona la empresa en este briefing, no podemos trazar una buena estrategia y no estaremos ofreciendo un servicio personalizado y profesional.

Antes de comenzar, quiero decirte que hay tantos briefings como profesionales, porque cada profesional, según sus conocimientos y experiencia, pide la información que considera más relevante para el desempeño de su trabajo.

Y también quiero decirte, que para mí este documento está en constante cambio. Porque igual piensas que has sido muy claro en una de tus preguntas y luego te encuentras con que algún cliente no sabe cómo responderla o te ha respondido otra cosa por no entenderlo bien. Por lo que es importante que conforme vayas recibiendo feedback o tus servicios vayan cambiando, revises el documento, elimines información no relevante e incluyas la que sí es.

Ahora sí, manos a la obra.

¿Qué es un briefing?

Un briefing es un documento que recopila todas las preguntas que necesitamos hacerle a una marca o empresa para comenzar a trabajar de forma profesional y personalizada con ella.

Dependiendo del servicio que ofrezcas, necesitarás conocer una información u otra para realizar un buen trabajo.

Para ser un buen briefing debe ser un documento que contenga las preguntas justas (las que son de verdad relevantes para el trabajo que vas a realizar), claras (en el idioma que entiende el cliente) y directas (que se centre en lo que queremos saber).

¿Por qué es importante tener un briefing como Community Manager?

Si quieres ser profesional en tu trabajo como community manager o como social media manager (y otras muchas profesiones, pero en este post me centro en esas dos) y ofrecer una estrategia personalizada a tu cliente, necesitas conocer información sobre su empresa o negocio antes de ponerte a publicar cualquier cosa.

Y, para ello, hay que hacerle algunas preguntas al cliente.

Sí, hay muchas cosas que analizando su presencia digital se pueden averiguar, pero quizá esa marca no está dando la imagen que quiere dar en redes sociales y podrías trazar una estrategia equivocada por no preguntarle directamente al cliente.

¿Cómo crear un briefing?

Lo primero que debes hacer es pensar bien qué información necesitas conocer para poder hacer tu trabajo. Puedes apuntar en una hoja todo lo que se te vaya ocurriendo.

Una vez tengas la información que necesitas conocer apuntada, hay que transformar esa información en una pregunta para el cliente.

Ten en cuenta que muchas veces los profesionales utilizamos un lenguaje con el que cliente no está familiarizado o no entiende bien, por lo que te recomiendo hacer las preguntas sin tecnicismos para que sean fácilmente entendibles independientemente del nivel de conocimiento sobre nuestro sector que tenga el cliente.

Ahora que ya tienes esas preguntas formuladas, te recomiendo que las agrupes para que sea más fácil para el cliente responderlas. Si las agrupamos según si las preguntas son de una categoría u otra, facilitamos la fluidez a la hora de responder las cuestiones.

También puedes poner las preguntas más rápidas de contestar al principio para que se adentre en el documento antes de tener que pararse a pensar las respuestas.

Y, por último, escoge tu herramienta para crear tu briefing y traslada esas preguntas en el orden escogido con un diseño que incorpore elementos de tu marca.

En el caso de que tengas servicios diferentes que necesiten de información diferente, repite el proceso para cada uno de estos servicios. No tiene sentido que le preguntemos cosas a nuestro cliente si luego no son relevantes para nosotros ni nuestro trabajo.

¿Te interesa lo que estás leyendo?

Responsable: Jessica Quero
Finalidad: Gestionar el envío de notificaciones sobre social media y marketing digital.
Legitimación: Consentimiento del interesado.
Destinatarios: Los boletines electrónicos o newsletter están gestionados por entidades cuya sede y servidores se encuentran dentro del territorio de la UE o por entidades acogidas al acuerdo EU-US Privacy Shield, cumpliendo con los preceptos del Reglamento Europeo de Protección de Datos en materia de privacidad y seguridad.
Derechos: Acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional.

Ejemplo de preguntas del briefing de un Community Manager

Comparto algunas de las preguntas más comunes que suele tener este documento, aunque no tienes por qué crear tu briefing con todas ellas, sino incluir las que creas que son más interesantes para tu trabajo.

Quizá algunas las preguntes a la hora de contactar con ellos para realizarles el presupuesto, no está de más tenerlo en este documento para tener las respuestas siempre a mano.

Sobre la empresa

  • ¿Quiénes son?
  • ¿Qué quieren transmitir?
  • ¿Cuáles son los valores de la empresa?
  • Lugares en los que la empresa tiene presencia.
  • En el caso de tiendas físicas, ¿en qué dirección están? ¿Cuál es el número de teléfono de cada tienda?
  • ¿Qué servicios o productos ofrecen?
  • ¿Qué servicio o producto es el que quieren potenciar?
  • ¿Cuál es la propuesta de valor o de diferenciación?

Objetivos

  • ¿Por qué quiere estar en redes sociales?
  • ¿Tienen presencia ya en redes sociales?
  • ¿En qué redes sociales tiene presencia?
  • ¿Qué quieren conseguir gracias a las redes sociales (visibilidad, reputación, aumentar ventas, etc.)?
  • ¿Cuáles son los objetivos de la empresa a corto, medio y largo plazo?

Cliente ideal

  • Datos demográficos: género, edad, estado civil, profesión, educación, ¿tiene hijos?, salario medio, ubicación, etc.
  • Intereses: ¿qué hace en su tiempo libre?, ¿a quién sigue en redes sociales?, ¿cuáles son sus referentes?, etc.
  • Comportamientos: ¿dónde suele comprar?, ¿compra online o prefiere ir a una tienda?, ¿qué aplicaciones utiliza?, etc.
  • Problemas y miedos que tiene.
  • Necesidades que quiere satisfacer.
  • Sueños que tiene o persigue.

Competencia

  • ¿Cuáles son tus 5 principales competidores?
  • ¿Qué relación se tiene con la competencia?
  • ¿Qué marcas de tu sector son tus referentes?
  • ¿Qué relación se tiene con los referentes?
  • ¿Existe competencia indirecta?

Web y Branding

  • ¿La página web está actualizada?
  • ¿Qué palabras clave les interesa posicionar?
  • ¿Tienen blog y publican con cierta regularidad?
  • ¿Tienen un calendario editorial para el blog?
  • Si no tienen calendario editorial, ¿suelen publicar un día de la semana concreto?
  • ¿Cuáles son los colores de la marca?
  • ¿Cuáles son las tipografías de la marca?
  • ¿Tienen imágenes de calidad y actuales para poder utilizar en redes sociales?
  • ¿Qué tono y estilo utiliza la marca?

Crisis de reputación

  • ¿Quiénes son los responsables de cada departamento?
  • Datos de contacto de cada persona responsable (teléfono y email).

Responsable de contenidos

  • ¿Quién se va a encargar de aprobar el calendario de contenidos?
  • ¿Cuántos días se necesita para revisar el calendario de contenidos?
  • ¿Quién se va a encargar de enviarme los contenidos?
  • ¿Quién se va a encargar de proporcionar información para dar respuesta a las preguntas más técnicas?
Te recomiendo que añadas también una caja de texto para información adicional, de forma que, si el cliente quiere compartir algo, pero no ha encontrado la pregunta para exponerlo, pueda ponerlo ahí.

Herramientas para crear un briefing

Hay muchas herramientas para crear un briefing, pero te voy a hablar de las que creo que son más útiles y sencillas.

Google Forms

Los formularios de Google son una buena forma de tener nuestro briefing.

A la hora de enviárselo al cliente, simplemente tendríamos que enviarle el enlace del formulario en cuestión y, cuando el cliente lo haya rellenado y enviado, nos llegarán las respuestas por email.

Lo bueno de este formato es que el cliente puede rellenarlo fácilmente desde cualquier dispositivo.

Editor de texto

Otra forma es crear un documento de texto (con Word, Google Docs, Pages, etc.). Este formato es bastante fácil de crear y permite al cliente escribir lo que necesite en el briefing (aunque también puede permitirle al cliente eliminar una pregunta que no sepa cómo contestar o no quiera contestar…).

Además, estas herramientas suelen tener diferentes plantillas que puedes utilizar para hacer un documento más corporativo y profesional, pero sin que sepas de diseño o inviertas mucho tiempo en éste.

Editor de presentaciones

Al igual que en el caso de un documento de texto, también puedes hacerlo a través de un editor de presentaciones como PowerPoint, Presentaciones de Google, Keynote, etc.

Te permite hacer un diseño más atractivo que en el caso del editor de texto, ya que este tipo de programas suele tener diferentes plantillas que puedes implementar fácilmente.

PDF editable

Tanto si has utilizado un editor de texto como si lo has escogido la opción del editor de presentaciones puedes guardar el briefing en PDF y con un programa de edición de PDFs editarlo para que puedan rellenarlo sin tener que imprimirlo.

Puedes utilizar Adobe Acrobat o herramientas online como PDF Filler.

Conclusiones

Tener este documento ya creado te facilitará la recogida de datos de un cliente nuevo, por lo que es interesante que te pongas a hacerlo antes de necesitarlo.

Además, es un documento que puede estar en constante cambio, para hacer más accesibles las preguntas a tu cliente y para pedirle solo la información que de verdad necesitas conocer para hacer un buen trabajo.

¿Tienes ya este documento creado?

Deja un comentario

Responsable: Jessica Quero

Finalidad: Gestión de los comentarios de las publicaciones

Legitimación: Consentimiento del interesado

Destinatarios: Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. Los boletines electrónicos o newsletter están gestionados por  entidades cuya sede y servidores se encuentran dentro del territorio de la UE o gestionados por entidades acogidas al acuerdo EU-US Privacy Shield.

Derechos: Acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional.

Si no facilitas los datos solicitados como obligatorios, puede dar como resultado no poder cumplir con la finalidad para los que se solicitan